Nel mondo in cui viviamo oggi, la capacità di farlo elaborare e gestire i dati È uno strumento cruciale. È evidente che i progressi informatici hanno fatto sì che praticamente tutte le informazioni precedentemente gestite passassero dentro digitalizzare. Chiunque utilizzi abitualmente tecnologie, dispositivi mobili e computer sa come farlo includere immagini, diapositive, grafici o altri elementi visivi nei propri file o presentazioni, tuttavia, la maggior parte non sa come farlo ottimizzare il peso di questi elementi affinché il dispositivo funzioni più veloce, quindi essere efficienti quando si lavora con i file diventa un'abilità utile per distinguersi dalla maggioranza.
Se ti trovi in questo gruppo, ma vuoi approfondire questo percorso Scopri come gestire meglio l'archiviazione, l'ottimizzazione e l'utilizzo dei file, siamo sicuri che questo articolo possa aiutarti a ottenere ciò che stai cercando. Senza dubbio, ti invitiamo a continuare a leggere poiché otterrai strumenti molto utili che puoi iniziare a utilizzare subito semplifica e comprimi il peso dei tuoi file e così, migliorare la tua esperienza lavorativa e le prestazioni del dispositivo che usi.
Importanza dell'ottimizzazione dei file
Prima di parlare come possiamo ridurre la dimensione dei nostri file, è importante commentare perché questo semplice compito è così importante per migliorare l’efficienza del nostro lavoro. Forse se di solito non realizzi presentazioni o se i file con cui lavori includono solo testo, non avrai problemi a lavorarci. Al contrario, se includi nei tuoi documenti immagini, collegamenti ipertestuali, grafica dettagliata o altri elementi visivi simili, è di vitale importanza che inizi a comprimere i file, soprattutto se utilizzi questo tipo di presentazione per lavoro o frequentemente da quando La velocità di archiviazione e caricamento del tuo PC verrà influenzata.
Uno dei motivi principali è quello comprimere i file fa questi taglia più piccola e, di conseguenza, ne avrai di più facilità di scaricarli e trasferirli. Inoltre, anche la loro elaborazione sarà molto più rapida.
È anche un modo utile per organizzare cartelle con una moltitudine di file. A ccomprimere grandi quantità di file in quello che è noto come "biblioteche«, il peso di questi dati diminuisce notevolmente. Questo è qualcosa che viene utilizzato molto frequentemente durante il download di file poiché è molto più veloce.
Alternative per comprimere file in Microsoft Office
Successivamente, ne presenteremo diversi alternative per ridurre e ottimizzare la dimensione dei file nelle principali applicazioni di lavoro d'ufficio: Word, PowerPoint ed Excel, poiché sono i più utilizzati e comprendono elementi pesanti.
Ottimizza PowerPoint
PowerPoint è uno strumento Microsoft di base utilizzato per creare presentazioni molto visivo integrando diapositive che di solito combinano testo, immagini e persino video. Pertanto, luiI file di solito hanno un peso considerevole ed è importante provarci comprimere gli elementi che inseriamo, soprattutto immagini e video, quindi ci concentreremo su questi. Dovrai solo seguire i seguenti passaggi:
- La prima cosa che dovrai fare è Inserisci l'immagine che desideri ottimizzare nella diapositiva. Seleziona questa immagine cliccandoci sopra.
- Nel menu superiore fare clic sull'opzione «Formato«. Qui appariranno diverse opzioni, tra le quali puoi regolare la luminosità e il contrasto dell'immagine, modificarne le dimensioni, includere cornici per foto...
- Scegli "Comprimir immagini«. Qui puoi ottimizzare in modo semplice, oppure in modo avanzato cliccando sulle opzioni, dove puoi scegli la qualità dell'immagine a seconda dell'uso che ne farete. Minore è la qualità, minore è la dimensione. Puoi anche scegliere se comprimere tutte le immagini della presentazione o solo quelle che desideri. Semplicemente con questa azione semplificherai le dimensioni del PowerPoint e sarà più semplice caricarlo e trasferirlo.
Ottimizza Parola
Word sicuramente è il l'applicazione Microsoft Office più utilizzata e, sebbene inizialmente fosse utilizzato semplicemente come documento di testo e il suo peso non fosse molto elevato, attualmente si possono inserire elementi di ogni genere come immagini, collegamenti, transizioni... Qui ti daremo alcuni consigli di base per ridurre le dimensioni dei tuoi documenti.
Come in PowerPoint, se inseriamo immagini il peso del file aumenterà, ma possiamo farlo comprimere queste immagini per renderlo più efficiente. Per fare ciò seguiremo gli stessi passaggi del caso precedente. Dovremo farlo seleziona l'immagine, vai su “Formato” e clicca su “Ottimizza immagini”.
Un aspetto importante è anche il formato del file che utilizziamo durante il salvataggio. Di solito viene salvato il valore predefinito è .docx o .doc. Ma se si tratta di un file già finito, consigliamo di convertire in .pdf come comprimere molto il file e, inoltre, la presentazione è di più limpia.
Un altro fattore che dobbiamo tenere in considerazione è limitare o ridurre, per quanto possibile, effetti ed elementi visivi che aumentano la dimensione dei nostri file. Ad esempio, evita di aggiungere effetti di pagina, filigrane, caratteri e colori del tema.
Ottimizza Excel
Sebbene i documenti Excel Solitamente non sono pesanti, se lavoriamo con grandi quantità di dati e formule è possibile che la nostra esperienza ne risenta. rallentato. Con questi semplici passaggi puoi comprimere facilmente questi file.
Qualcosa che possiamo iniziare a utilizzare subito per semplificare questi fogli di calcolo è modificare il formato del file. Cioè, invece di salvare per impostazione predefinita in format . Xlsx, lo faremo in formato .xlsb che comprime e ottimizza le dimensioni e il peso.
È anche consigliato eliminare tutti i dati non necessariE colonne nascoste che occupano spazio e, soprattutto, evitare di utilizzare formule complesse per operare con i dati, se non strettamente necessario. Le formule di Excel aumentano le dimensioni del file, quindi se possibile Cercheremo di utilizzare quelli più semplici.
Possiamo lavorare con grafica e immagini, ma è sempre consigliabile cFare clic su questi elementi per migliorare le prestazioni nel foglio di calcolo. Possiamo farlo nel modo che abbiamo spiegato in precedenza.