Le videochiamate sono diventate parte della nostra vita quotidiana per qualsiasi cosa: riunioni di lavoro, lezioni online e incontri con amici o familiariE, sebbene Zoom e Google Meet possano sembrare semplici a prima vista, nascondono molte funzionalità che spesso passano inosservate.
Comprendere queste opzioni fa la differenza tra una videochiamata caotica e una riunione fluida e professionale. In questa guida troverai Trucchi di Zoom e Google Meet spiegati passo dopo passoCon esempi pratici, così potrai sfruttare al meglio entrambe le piattaforme senza complicarti la vita.
Suggerimenti essenziali per sfruttare al meglio Zoom
Zoom è diventato uno degli strumenti di punta per il telelavoro e la formazione a distanza, al punto che Milioni di persone lo usano quotidianamente per coordinare con i propri team, studenti o clienti. Sebbene la sua interfaccia sia piuttosto intuitiva, offre funzionalità molto potenti di cui molti non sanno nemmeno l'esistenza.
Se usi Zoom frequentemente, vorrai padroneggiare alcune impostazioni come sale d'attesa, registrazioni con trascrizioni, sfondi virtuali o scorciatoie da tastieraTutto ciò ti aiuterà a lavorare più velocemente, a migliorare la sicurezza delle tue riunioni e ad avere un aspetto molto più professionale sullo schermo.
Sale d'attesa per controllare chi entra nelle tue riunioni
Ogni stanza Zoom ha un collegamento univoco, ma la parte finale di quel collegamento è semplicemente numeri che possono essere indovinati o testati casualmenteCiò apre la porta a qualcuno che potrebbe intrufolarsi accidentalmente (o intenzionalmente) in una riunione che non gli appartiene.
Per evitare sorprese, Zoom include le chiamate sale d'attesaGrazie a questa funzionalità, chiunque provi a partecipare alla tua riunione viene inserito in una sorta di "sala d'attesa virtuale" finché tu, in qualità di organizzatore, non decidi se accettarlo o rifiutarlo.
L'attivazione è molto semplice: dal Sito web Zoom, nella sezione ImpostazioniPuoi abilitare l'opzione "sala d'attesa". Da quel momento in poi, in qualsiasi riunione tu organizzi, potrai richiedere ai partecipanti di passare attraverso quel filtro prima di unirsi alla videochiamata.
Stanze breakout all'interno della stessa riunione
Quando si organizzano sessioni con molti partecipanti, è comune dover dividere le persone in piccoli gruppi per lavorare su argomenti specificiInvece di aprire diverse riunioni, Zoom offre le cosiddette breakout room.
Con questa funzione, l'host può separare i partecipanti in sotto-riunioniSia prima che inizi la chiamata, sia al volo, ogni gruppo si reca nella propria stanza, discute di ciò di cui ha bisogno e, una volta terminato, torna automaticamente nella stanza principale senza dover fare nulla di complicato.
Per utilizzare questa opzione, è necessario effettuare l'accesso a Impostazioni avanzate per il tuo account Zoom sul sito web e attiva la funzionalità "Breakout Room". Una volta abilitata, vedrai il pulsante "Breakout Room" nelle tue riunioni per creare e gestire questi piccoli spazi informali con i partecipanti che desideri.
Riunioni ricorrenti per evitare di riconfigurare costantemente la stessa cosa
Se lavori con attrezzature fisse e hai riunioni che si ripetono ogni giorno, ogni settimana o ogni mesePianificarli uno per uno finisce per essere una vera seccatura. Ecco a cosa servono le riunioni ricorrenti.
Quando si crea un nuovo evento dal portale Zoom, è possibile selezionare l'opzione per “Riunioni ricorrenti”Si apre una finestra in cui è possibile specificare la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile...), l'ora e la durata, nonché la data finale in cui la ripetizione verrà interrotta.
Da quel momento, Le impostazioni del collegamento e della riunione saranno sempre le stesseIn questo modo i partecipanti possono utilizzare lo stesso URL senza doverlo inviare nuovamente ogni volta o senza dover ricreare la riunione più e più volte.
Sfondi virtuali per nascondere ciò che c'è dietro di te
A volte hai bisogno di partecipare a una videochiamata e non hai voglia di mostrare nulla. il caos che hai in casa o lo sfondo della tua stanzaPer questo motivo, Zoom integra un'opzione molto accattivante: gli sfondi virtuali.
Nel menu Impostazioni, all'interno della sezione video, troverai la sezione per “Fondo virtuale”Qui puoi scegliere tra immagini e video preimpostati oppure caricare i tuoi file in modo che Zoom possa ritagliare la tua silhouette e sostituire lo sfondo reale con quello che preferisci.
Se vuoi un risultato più accurato, è molto utile averne uno schermo verde o un tessuto uniformemente colorato dietroQuesto aiuta il programma a definire meglio la figura. Tuttavia, con un computer moderatamente potente, l'effetto di solito funziona abbastanza bene anche senza un chroma key professionale.
Miglioramento dell'immagine: video HD e ritocco dell'aspetto
Zoom include anche un paio di impostazioni molto utili per coloro che vogliono apparire meglio in macchina fotografica, soprattutto in Riunioni professionali, colloqui o corsi in cui l'immagine è importante.
All'interno delle Impostazioni, nella sezione Video, troverai la casella “Abilita HD”che consente la trasmissione ad alta definizione. Ciò rende l'immagine più nitida e conferisce un aspetto più raffinato, anche se la qualità finale dipenderà in gran parte dalla fotocamera del dispositivo o anche dall'utilizzo del telefono cellulare come webcam in Windows 11.
Accanto a questa opzione appare "Per ritoccare il mio aspetto"È un filtro che leviga la pelle e nasconde piccole imperfezioni in tempo reale. Non fa miracoli, ma è di grande aiuto in quelle giornate frenetiche in cui non hai nemmeno il tempo di controllare il tuo aspetto prima di andare online.
Scorciatoie da tastiera e controllo rapido del microfono
In ogni riunione online esiste una regola non scritta: Tieni il microfono disattivato quando non parli. per evitare rumori e distrazioni. Il problema è che quando si ha bisogno di parlare, a volte ci vogliono alcuni secondi per trovare il pulsante, creando un silenzio imbarazzante.
Zoom risolve questo problema con un paio di scorciatoie molto utili. Se hai la finestra di Zoom aperta, puoi Tieni premuta la barra spaziatrice per riattivare temporaneamente il microfonoNon appena rilasci la barra, il microfono si disattiva di nuovo. È perfetto per fare brevi commenti senza toccare alcuna icona.
Inoltre, hai scorciatoie come Alt + A in Windows (o i loro equivalenti in altri sistemi) Per attivare o disattivare completamente il microfono senza usare il mouse. Nella sezione "Scelte rapide" delle impostazioni, troverai un elenco più completo di combinazioni per gestire la fotocamera, la chat, la visualizzazione della galleria e altre funzioni.
Sottotitoli e trascrizioni automatiche delle riunioni
Per rendere le tue riunioni più accessibili e facili da seguire, Zoom ti consente di attivare entrambi Sottotitoli automatici in tempo reale come trascrizioni audio durante la registrazione sul cloudQueste funzioni sono particolarmente utili in contesti educativi o in sessioni tecniche con molte informazioni.
Nelle impostazioni avanzate della riunione, puoi consentire a ciascun utente di avere l'opzione di visualizza i sottotitoli generati automaticamente Durante le videochiamate, Zoom supporta più lingue, così le persone con problemi di udito o difficoltà audio possono seguire meglio la conversazione.
D'altra parte, quando si configura il registrazioni cloud C'è una casella di controllo per attivare la trascrizione audio automatica. Ogni volta che registri, Zoom genererà non solo il file video e audio nel tuo account, ma anche un documento di testo con tutto ciò che è stato dettoSe l'IA commette degli errori, puoi facilmente modificare manualmente il testo.
Il grande vantaggio è che potrai ricerca per parole chiave all'interno della trascrizione per individuare rapidamente il momento esatto in cui è stato discusso un argomento e persino andare direttamente a quel punto del video cliccando sul frammento di testo corrispondente.
Controllo remoto del computer e supporto remoto
Zoom non è solo per le conversazioni faccia a faccia; è anche uno strumento molto potente per fornire supporto remoto ad altri o connettersi al proprio computer dell'ufficio senza installare applicazioni aggiuntive.
La funzione di controllo remoto di solito è disponibile abilitato di default nelle impostazioni dell'accountMa vale la pena controllare nel pannello web. Quando condividi lo schermo, puoi concedere a un'altra persona l'autorizzazione a controllare il tuo desktop, i tuoi programmi e persino a riavviare il computer, se necessario.
Questo tipo di accesso richiede sempre il proprietario dell'attrezzatura accettare manualmente ogni richiestaPertanto, il rischio per la sicurezza è notevolmente ridotto. Per sfruttare appieno questa funzionalità, Zoom consente di avviare sessioni di supporto remoto specifiche, in cui la priorità è proprio il controllo e l'assistenza da remoto.
Integrazione con Google Calendar e Slack
Se sei completamente immerso nel lavoro da remoto, probabilmente combinerai Zoom con altri strumenti come Google Calendar o SlackLa buona notizia è che Zoom si integra molto bene con entrambi, semplificandoti la vita.
Da un lato c'è a Componente aggiuntivo ufficiale per sincronizzare Zoom con Google CalendarDisponibile nel Chrome Web Store. Una volta installato, puoi pianificare riunioni Zoom direttamente dal tuo calendario, inviare inviti, impostare promemoria e gestire le modifiche senza uscire da Calendar, sia dal computer che dal dispositivo mobile.
D'altra parte, l'integrazione con Slack consente Crea riunioni Zoom da un canale o da un messaggio diretto, controllare chi partecipa, vedere quanto è durata la sessione e persino ricevere un riepilogo con i dati principali e il link alla registrazione al termine della stessa.
Ovviamente è importante che L'account email che utilizzi per Slack deve corrispondere a quello che utilizzi per Zoom.e che il tuo account Zoom supporti quel tipo di integrazione. Se soddisfi i requisiti, diventa un modo molto comodo per avviare videochiamate senza dover passare da un'applicazione all'altra.
Lavagna virtuale e condivisione avanzata dello schermo
Oltre a condividere lo schermo del computer, Zoom incorpora un lavagna collaborativa Progettato per spiegare visivamente idee, diagrammi o processi. È particolarmente utile in contesti di formazione o sessioni di brainstorming.
Premendo il pulsante di condivisione dello schermo è possibile scegliere l'opzione di "Asse"Si aprirà una lavagna bianca, con vari strumenti di disegno e scrittura (forme, testo, matita, gomma, ecc.) su cui scrivere ciò che si desidera. Solo la persona che ha creato la lavagna può scrivere, aggiungere o eliminare pagine, evitando così che diventi caotica.
Se finisci lo spazio, puoi sempre aggiungere nuove pagine alla bachecaIn questo modo, conservi ciò che hai già scritto senza doverlo cancellare. Una volta terminato, puoi salvare il contenuto per consultarlo in seguito o condividerlo con il resto del team.
Parallelamente, la tradizionale funzione di condivisione dello schermo ti consente Scegli se mostrare l'intero desktop o solo una finestra specifica.Questa funzione è molto utile quando non si desidera visualizzare notifiche o documenti personali. Per interrompere la condivisione, è sufficiente premere il pulsante "Interrompi condivisione" e si tornerà alla visualizzazione normale della riunione.
Filtri video, nomi visibili e altre interessanti funzionalità
Zoom ha guadagnato molta popolarità per le sue opzioni estetiche, che vanno oltre i semplici sfondi. Nella sezione video, oltre al ritocco dell'aspetto, troverete filtri in stile “social media” che modificano leggermente i colori, aggiungono effetti o cambiano il tono dell'immagine.
Usati con moderazione, possono aiutare per dare un aspetto più gradevole o professionaleTuttavia, è meglio non esagerare, soprattutto in contesti lavorativi, per evitare di ritrovarsi con un filtro degno di un meme nel bel mezzo di una riunione di gruppo. Se hai bisogno di maggiore controllo, sono disponibili delle guide su software per utilizzare la tua fotocamera professionale.
Un'altra opzione molto utile quando si lavora con gruppi numerosi è quella di Visualizzare sempre il nome di ogni partecipante nella casella videoQuesta funzionalità, accessibile da Impostazioni e poi Video (con un'impostazione come "Mostra sempre il nome del partecipante nel suo video"), evita errori quando non si conoscono tutti o si ha a che fare con nuovi clienti e fornitori.
Nelle grandi riunioni, le funzioni Multipinning e Multi-Spotlight Consentono di fissare più relatori sullo schermo. Il multipinning consente all'utente di mantenere visibili persone specifiche in ogni momento, mentre il multi-spotlight consente all'host di evidenziare fino a nove partecipanti come priorità per tutti i partecipanti, facilitando la visualizzazione dei contributi chiave.
Altri trucchi pratici di Zoom per l'uso quotidiano
Se usi Zoom regolarmente, ci sono alcuni piccoli accorgimenti che possono semplificare notevolmente la tua routine. Uno di questi è la possibilità di Avvia Zoom automaticamente all'avvio di Windows.Questa opzione è disponibile nella sezione Generale delle impostazioni. In questo modo, il programma si carica in background e sarà necessario aprire la finestra solo quando è il momento di una riunione.
Si consiglia inoltre vivamente di attivare l'opzione per accedere alle riunioni con il microfono disattivatoNelle preferenze audio troverai un'impostazione come "Disattiva microfono quando ti unisci a una riunione", che evita situazioni imbarazzanti non appena inizi la chiamata.
Infine, puoi configurarli in modo che vengano salvati automaticamente. registri delle chat di ogni riunionePer non perdere link o messaggi importanti, seleziona la casella corrispondente nella sezione chat delle impostazioni del tuo account e Zoom memorizzerà le conversazioni insieme al resto dei dati della riunione.
Suggerimenti e funzionalità avanzate di Google Meet
Google Meet è passato dall'essere la soluzione discreta di Google per le aziende a diventare una delle app di videochiamata più popolari al mondo, grazie all'integrazione con Gmail e alla facilità di partecipazione alle riunioni senza dover installare praticamente nulla.
Se lo usi spesso per lavoro, studio o per parlare con gli amici, vorrai conoscere tutte le sue opzioni. interazione di gruppo, controllo delle riunioni, sondaggi, domande, lavagne e streaming liveMolti sono progettati per ambienti professionali o educativi e, se utilizzati correttamente, consentono di risparmiare molto tempo.
Suggerimenti per la comunicazione: alza la mano, aggancia la telecamera e cambia telecamera
Nelle riunioni con più partecipanti, è importante mantenere l'ordine. Per questo, Google Meet include l'opzione di alza virtualmente la manoche si usa per indicare che si vuole porre una domanda o chiedere di parlare senza interrompere la persona che sta parlando.
È anche possibile Aggiungi fino a sei partecipanti o presentazioni contemporaneamente sullo schermo.in modo che non scompaiano dalla vista anche quando altri intervengono. Questo è molto utile quando è necessario tenere d'occhio contemporaneamente l'oratore principale e alcuni partecipanti chiave.
Se ti connetti dal tuo dispositivo mobile, l'app Meet consente Passa dalla fotocamera anteriore a quella posteriore con un solo toccoIn questo modo puoi visualizzare una lavagna fisica, appunti, un oggetto o qualsiasi altro elemento presente nella stanza, senza dover girare il telefono o fare acrobazie.
Condividi le informazioni della riunione e usa la chat silenziosa
Meet è strettamente collegato a Google Calendar, consentendoti di Aggiungi dettagli, documenti, fogli di calcolo, note e file direttamente all'eventoIn questo modo tutti gli ospiti avranno a disposizione il materiale necessario prima, durante e dopo la videochiamata.
Durante la riunione stessa, puoi andare alla sezione dettagli e cliccare sull'opzione per copiare le informazioni di accessoQuindi lo incolli in un'e-mail, in una chat o in qualsiasi altra applicazione per invitare rapidamente qualcuno che è stato escluso.
Se hai bisogno di discutere qualcosa con altri partecipanti senza interrompere l'oratore, puoi usare il Chat integrata di Meet per l'invio di messaggi "silenziosi"Basta toccare l'icona della chat nell'angolo in alto a destra e digitare ciò che si desidera dire. È ideale per condividere link, fornire chiarimenti rapidi o coordinare qualcosa in background.
Formato mosaico e illuminazione migliorata
Una delle visualizzazioni più comode di Google Meet è la formato mosaicoQuesta funzione mostra le telecamere di più partecipanti in piccole celle. Ciò consente di vedere i volti di un massimo di 16 persone contemporaneamente mentre qualcuno condivide il proprio schermo. Google ha gradualmente aumentato questo limite.
Per attivarlo, basta aprire il menu a tre punti e selezionare l'opzione per cambiare il design e seleziona la modalità mosaico. È un modo molto pratico per tracciare reazioni, gesti ed espressioni, soprattutto nelle riunioni partecipative.
Oltre al design, Google consiglia di prestare attenzione all'illuminazione nello spazio in cui ci si connette. È consigliabile utilizzare fonte di luce principale nella stanza senza che sia direttamente dietro di tePer evitare l'effetto silhouette, se si dispone di una lampada portatile, è possibile puntarla verso la parete dietro la telecamera e integrarla con le luci del soffitto.
Aiuta anche a posizionare la telecamera l'altezza approssimativa dei tuoi occhi Scegli uno sfondo semplice e non distraente. Con questi semplici accorgimenti, i tuoi colleghi ti vedranno molto meglio, senza bisogno di attrezzature professionali.
Sottotitoli in tempo reale
Per riunioni con molti partecipanti o per persone con difficoltà uditive, il sottotitoli automatici in Google Meet Sono un alleato molto potente. Quando attivato, il sistema visualizza sullo schermo ciò che gli interlocutori stanno dicendo, generando testo in tempo reale utilizzando l'intelligenza artificiale.
Sebbene non siano perfetti e possano fallire con nomi propri o accenti molto forti, consentono Continua la conversazione anche se l'audio non è ottimale.Questa opzione si trova nella barra inferiore di Meet, accanto ad altri controlli, come il controllo dello sfondo.
Organizzare sessioni di domande e utilizzare sondaggi
Quando si presenta a un gruppo numeroso, è facile che sorgano domande o che qualcuno voglia commentare senza interrompere la presentazione. Per queste situazioni, Google Meet include la funzionalità di Domande (Q&A), che consente ai partecipanti di inviare le proprie domande e votare quelle che ritengono più pertinenti.
Il moderatore può vedere, organizzare e rispondere a queste domande senza interrompere il flusso della presentazione. Al termine della riunione, riceve un rapporto con tutte le domande posteche rende più facile fornire una risposta successiva a quanto lasciato in sospeso.
Inoltre, Meet offre un sistema di indagini integrateIn qualità di moderatore, puoi creare domande a risposta multipla, consentire risposte anonime e decidere se pubblicarle immediatamente o salvarle per un secondo momento. I partecipanti rispondono dalla propria finestra di Meet e tu ricevi un riepilogo dei risultati.
I sondaggi rimangono gli stessi solo durante la riunione e vengono eliminati al termine della stessaTuttavia, l'organizzatore riceve un rapporto via email con tutte le risposte e i nomi (a meno che non sia stata attivata la modalità anonima). È un ottimo modo per identificare argomenti che necessitano di ulteriore discussione o per raccogliere rapidamente un feedback.
Stanze breakout in Google Meet
Come Zoom, Google Meet incorpora gruppi di lavoro Per suddividere una riunione numerosa in sottogruppi più piccoli. Questo è molto utile durante la formazione, i workshop, le attività di team building o qualsiasi attività in cui le persone debbano lavorare in parallelo.
L'organizzatore può creare fino a 100 gruppi di lavoro in un'unica chiamataÈ possibile assegnare i partecipanti manualmente o in modo casuale e spostarli tra le stanze in base alle esigenze. Anche gli utenti esterni che partecipano alla riunione principale possono essere aggiunti ai gruppi come partecipanti anonimi.
Questi gruppi possono essere configurati da Google Calendar (durante la creazione o la modifica di un evento, selezionando "Modifica impostazioni conferenza" e poi "Gruppi di lavoro") oppure direttamente dalla riunione, utilizzando il menu Strumenti. I gruppi di lavoro non possono essere registrati o trasmessi in streaming, garantendo così un ambiente più riservato.
Lavagne virtuali, plugin esterni e streaming live
Per le sessioni collaborative, Meet ti consente di utilizzare lavagne virtuali collegate con plugin di terze parti Come Miro, dove puoi disegnare, prendere appunti e lavorare in tempo reale con altri. Basta aggiungere il plugin corrispondente e condividere la lavagna durante la riunione.
Negli ambienti aziendali e didattici con edizioni Workspace come Enterprise Starter, Standard, Plus, Education Plus o Teaching and Learning Upgrade, Meet offre la possibilità di trasmettere videochiamate in diretta Per un pubblico numeroso. Fino a 250 persone possono partecipare alla riunione attiva e fino a 100.000 ascoltatori possono seguire la trasmissione come spettatori. Per trasmissioni più complesse, è possibile combinare Meet con OBS e Discord.
Coloro che si connettono come ascoltatori Non possono presentare, registrare o controllare la trasmissione.E non vengono né visti né ascoltati, il che rende questa funzione una sorta di "webinar" o evento interno in streaming, ideale per la formazione di massa, le comunicazioni aziendali o le masterclass.
Monitora le presenze e usa Zoom nelle presentazioni
In alcune edizioni di Google Workspace, l'organizzatore ha accesso a report automatici delle presenzeDopo la riunione, riceverai un'e-mail con un foglio di calcolo Google in cui sono elencati i nomi e gli indirizzi e-mail dei partecipanti, insieme all'ora esatta in cui si sono collegati.
Un'altra caratteristica interessante è la possibilità di eseguire lo zoom e la panoramica all'interno della finestra di presentazionePosizionando il cursore sulla casella di presentazione, appare un pulsante per attivare la modalità zoom, che consente di ingrandire lo schermo con diversi livelli predefiniti (100%, 110%, 125%, 150%, 175% e 200%).
È possibile spostarsi all'interno della diapositiva trascinando la visualizzazione, facilitando la lettura di testi di piccole dimensioni o la revisione di dettagli specifici. Affinché ciò funzioni, la presentazione deve essere fissa e avere almeno una certa dimensione minima in pixel, e non può essere una schermata che si sta presentando personalmente.
Unisciti rapidamente da Gmail e migliora l'audio
Uno dei maggiori vantaggi di Meet è la sua integrazione con Gmail. Sul sito web di Gmail troverete una scheda dedicata a Meet, mentre nelle app per dispositivi mobili iOS e Android troverete una sezione specifica. riunioni a cui puoi partecipare con un solo tocco.
Per quanto riguarda la qualità audio, Google consiglia di collegare il computer tramite Se possibile, utilizzare una connessione cablata anziché Wi-Fi.Utilizza cuffie con microfono (idealmente con cancellazione del rumore), disattiva l'audio quando non parli e trova una stanza con tappeti, divani o altri elementi che impediscano l'eco. Per impostazioni audio avanzate, puoi consultare un Tutorial di Voicemeeter Banana.
L'incontro include un sistema integrato di riduzione del rumore Filtra molti fastidiosi suoni di sottofondo, ma non fa miracoli. Se il tuo account fa parte di Google Workspace, puoi anche usare il telefono per catturare l'audio e il computer per i video, combinando il meglio di entrambi i dispositivi.
Condividi solo ciò che è necessario sullo schermo
Infine, è importante controllare attentamente ciò che viene condiviso durante una riunione. Meet ti consente di scegliere tra Condividi l'intero schermo, una finestra specifica o solo una scheda di ChromeQuest'ultima opzione è molto utile quando si desidera mostrare solo una presentazione o un video senza mostrare il resto del desktop.
Se condividi solo una scheda di Chrome, L'audio inviato alla riunione proviene esclusivamente da quella schedaIn questo modo si evita di mischiare suoni di sistema, notifiche o musica di sottofondo presenti in altre applicazioni aperte.
Padroneggiare tutte queste funzionalità di Zoom e Google Meet ti consente di passare dal semplice "cavartela" nelle videochiamate a gestire riunioni organizzate, produttive e molto più confortevoli Per tutti. Dalle sale riunioni alle lavagne virtuali, dai sottotitoli automatici ai report delle presenze e alle integrazioni con altri strumenti, hai a disposizione un arsenale completo per lavorare, studiare e collaborare online come un vero professionista, senza dover essere un esperto di tecnologia.
