Le videochiamate, un tempo un'attività occasionale, sono diventate uno strumento essenziale per lavorare, studiare e rimanere in contatto . Riunioni aziendali, lezioni online, appuntamenti medici, colloqui di lavoro o incontri familiari... ormai tutto si svolge tramite videochiamata. Questa dipendenza ha però un risvolto negativo: qualsiasi violazione della sicurezza o svista nelle impostazioni può esporre dati personali, segreti commerciali o immagini che preferiremmo non condividere.
Allo stesso tempo, i criminali informatici hanno visto in questo boom un'opportunità per rubare informazioni, origliare conversazioni o infiltrarsi in riunioni private . Attacchi come lo Zoombombing, le vulnerabilità delle piattaforme più diffuse e l'uso di malware per controllare telecamere e microfoni hanno dimostrato che "aprire la stanza" non è sufficiente. Bastano pochi minuti per configurare correttamente le impostazioni di privacy e sicurezza, in modo da garantire che le videochiamate siano davvero efficaci e sicure.
Rischi e minacce comuni nelle videochiamate
Prima di addentrarci nelle impostazioni specifiche, è importante comprendere i principali rischi per la privacy e la sicurezza derivanti dall'utilizzo di strumenti di videoconferenza. Solo allora tutto ciò che configureremo in seguito avrà un senso.
Uno dei problemi più discussi è l' intrusione di persone non invitate nelle riunioni private . Questo fenomeno è noto come "Zoombombing": qualcuno si impossessa del link o indovina il codice di accesso e si intrufola per insultare gli altri, mostrare contenuti offensivi o semplicemente origliare senza essere scoperto. Questo fenomeno non si limita a Zoom; casi simili si sono verificati anche su Skype, Webex e altre piattaforme. Per ridurre i rischi, consulta i suggerimenti e i trucchi per Zoom e Google Meet.
Un'altra minaccia significativa è la mancanza di crittografia end-to-end o una crittografia implementata in modo inadeguato . Se le comunicazioni non sono crittografate end-to-end, esiste la possibilità che una terza parte, la piattaforma stessa o un malintenzionato presente sulla rete possano intercettare e leggere audio, video o chat. Rapporti come quello della NSA sugli strumenti di videoconferenza dimostrano chiaramente che praticamente nessun servizio è perfetto e che tutti presentano delle vulnerabilità .
Dobbiamo inoltre considerare i rischi associati all'archiviazione e all'elaborazione dei dati . Molte applicazioni salvano registrazioni, cronologie delle chat, elenchi dei partecipanti e persino file condivisi. Se queste politiche di conservazione non sono chiare, se non vengono rispettate normative come il GDPR o se non controlliamo dove vengono archiviate le registrazioni, potremmo ritrovarci con informazioni sensibili perse.
Infine, c'è il classico vettore di attacco: malware che si insinua mascherandosi da legittima app per videochiamate . Durante i periodi di maggiore richiesta, sono apparsi innumerevoli siti web e download falsi che, invece di installare Zoom, Meet o software simili, installavano spyware, trojan o strumenti per assumere il controllo del dispositivo.
Criteri per la scelta di una piattaforma sicura per le videochiamate
La prima decisione cruciale non riguarda la configurazione dello strumento, bensì la scelta dell'applicazione per le videochiamate . Non tutte offrono lo stesso livello di sicurezza o trasparenza nell'utilizzo dei dati.
Un criterio fondamentale è che il servizio offra una vera crittografia end-to-end (E2EE) o, quantomeno, una crittografia robusta durante la trasmissione. Ciò significa che la comunicazione può essere letta o visualizzata solo dai partecipanti alla chiamata e nemmeno il fornitore del servizio può decifrarla. Applicazioni come Signal, WhatsApp, FaceTime, Google Duo e alcune versioni di Webex e GoToMeeting offrono questo tipo di protezione o versioni migliorate.
È inoltre importante che la piattaforma consenta l'autenticazione a più fattori (MFA o 2FA) per accedere all'account . In questo modo, anche se qualcuno ruba o indovina la password, non sarà in grado di accedere senza il secondo fattore (codice SMS, app di autenticazione, chiave fisica, ecc.). Alcune soluzioni popolari, come alcuni piani di GoToMeeting, non offrivano questa opzione per un certo periodo, risultando più vulnerabili agli attacchi di forza bruta o al furto di credenziali.
Un altro aspetto da valutare è l' informativa sulla privacy e la conformità alle normative sulla protezione dei dati . È importante verificare se l'azienda rispetta il GDPR in Europa, il CCPA in California o altre leggi, e quali dati raccoglie esattamente: se condivide le informazioni con terze parti, per quanto tempo conserva le registrazioni, se è possibile cancellare la cronologia e come vengono gestite le richieste di cancellazione.
Infine, è importante considerare se il software è open source o proprietario . Sebbene l'open source non renda automaticamente uno strumento sicuro, permette alla community di esaminare il codice, individuare le vulnerabilità e verificare che funzioni come promesso. Signal e Jitsi, ad esempio, beneficiano di questa trasparenza, mentre i servizi completamente chiusi richiedono di affidarsi esclusivamente alla parola del fornitore.
Piani gratuiti vs. piani aziendali: impatto sulla sicurezza
Una volta scelta la soluzione, sorge spontanea una domanda: la versione gratuita è sufficiente o vale la pena passare a un piano business? Dal punto di vista della sicurezza e della privacy, in molti casi, il passaggio a un piano a pagamento è più che giustificato.
I piani base spesso limitano o addirittura disabilitano alcune funzionalità avanzate di sicurezza e protezione . Ad esempio, potrebbero non consentire la gestione delle policy a livello organizzativo, la registrazione centralizzata degli accessi o l'applicazione di impostazioni di sicurezza predefinite a tutti gli utenti. In un'azienda, una scuola o un istituto, ciò può tradursi in una situazione caotica con impostazioni non sicure distribuite su centinaia di account.
Con una licenza enterprise, invece, è più comune trovare opzioni di autenticazione aziendale, controlli di registrazione, crittografia avanzata e supporto tecnico specializzato . Inoltre, in genere includono garanzie contrattuali più rigorose in materia di elaborazione dei dati, audit periodici e accordi sul livello di servizio (SLA) che coprono gli incidenti di sicurezza.
Se l'utilizzo previsto è di natura professionale o riguarda questioni sensibili, dati personali o informazioni riservate (ad esempio, incontri con i clienti, sessioni con minori, informazioni sanitarie o strategiche), la raccomandazione generale è chiara: evitate di affidarvi ad account gratuiti privi di supporto o garanzie, per quanto allettanti possano essere i risparmi.
Le migliori pratiche da seguire prima di organizzare una videochiamata
La sicurezza di una riunione inizia ben prima di premere il pulsante "Partecipa". È consigliabile adottare diverse precauzioni per ridurre al minimo la possibilità di intrusioni o fughe di dati.
La prima cosa da fare è scaricare sempre le app da fonti ufficiali : il sito web dello sviluppatore, Google Play, l'App Store o altri repository affidabili. Evitate i download tramite link ricevuti via e-mail, app di messaggistica o social media, così come i siti web o i portali pirata pieni di installer sospetti e pubblicità invasive.
Inoltre, è fondamentale mantenere aggiornato il software di videoconferenza all'ultima versione . Le vulnerabilità scoperte vengono corrette; non applicare queste patch vi espone ad attacchi già noti. Idealmente, dovreste abilitare gli aggiornamenti automatici o, quantomeno, ricevere notifiche per le nuove versioni.
È inoltre consigliabile creare un account sicuro per il servizio di videochiamata , con una password lunga e univoca che combini lettere maiuscole, minuscole, numeri e simboli. Non riutilizzare le password di altri servizi ed è fortemente raccomandato attivare la verifica in due passaggi, se disponibile. Un gestore di password aiuta a mantenere questo livello di sicurezza senza impazzire cercando di ricordare password impossibili.
Infine, prima del primo incontro, vale la pena dedicare un momento a esaminare attentamente le impostazioni iniziali di privacy e sicurezza della piattaforma . Molte opzioni importanti sono disabilitate di default o nascoste tra decine di altre impostazioni. Dedicare mezz'ora alla corretta configurazione di tutto vi risparmierà molti problemi in seguito.
Configura l'accesso alla riunione: ID, link e password
Uno dei punti più delicati riguarda le modalità di accesso alla stanza. Un link gestito male o un codice riutilizzato troppe volte possono aprire le porte a ospiti indesiderati. L'idea è che solo chi è stato effettivamente invitato possa entrare.
Il primo passo è proteggere la riunione con una password complessa . Sebbene molti strumenti lo facciano già automaticamente, è consigliabile verificare e, se necessario, personalizzare la password per assicurarsi che non sia facile da indovinare. Non lasciare mai le riunioni aperte senza password, soprattutto se il link potrebbe essere pubblicato o inoltrato al di fuori del gruppo di destinatari.
È inoltre consigliabile utilizzare codici di accesso, PIN o link univoci per ogni riunione , anziché riutilizzare sempre la stessa stanza o lo stesso ID personale. Più spesso si utilizza un singolo ID, maggiore è la probabilità che venga condiviso via e-mail, screenshot o social media e che finisca nelle mani sbagliate.
Nelle riunioni particolarmente delicate, è possibile fare un ulteriore passo avanti e combinare le password monouso con un'autenticazione aggiuntiva , in modo che il semplice possesso del link non sia sufficiente. Questo impedisce a qualcuno di partecipare semplicemente provando gli URL o rubando un invito.
Infine, è fondamentale prestare attenzione a dove e come si condivide l'invito . Idealmente, è consigliabile inviare gli inviti direttamente dalla piattaforma stessa, a persone specifiche, evitando mailing list di massa, gruppi generici o post pubblici sui social media. Inoltre, se possibile, è opportuno impostare avvisi via e-mail per rilevare eventuali inoltri sospetti dell'invito.
Controllo dei partecipanti: sale d'attesa, blocchi e ruoli
Una volta creata la riunione, sono disponibili diverse funzionalità progettate per verificare chi entra, chi rimane e cosa ogni persona può fare all'interno della stanza . Utilizzarle in modo efficace fa la differenza tra una videochiamata fluida e un caos incontrollato pieno di intrusi.
La funzione più utile è la sala d'attesa . Quando attivata, gli invitati non accedono direttamente alla videochiamata, ma rimangono in una "anticamera" virtuale. L'organizzatore (o un co-organizzatore designato) può visualizzare l'elenco, controllare i nomi e ammettere manualmente solo coloro che sono appropriati. Se qualcuno si presenta con un identificativo generico o sospetto, l'accesso può essere negato.
Nelle riunioni con molte persone o provenienti da diverse organizzazioni, è molto pratico designare una o più persone incaricate della gestione : queste si occupano di far entrare i partecipanti dalla sala d'attesa, disattivare i microfoni se necessario, allontanare chi interrompe, controllare chi condivide lo schermo, ecc. Questo ruolo di moderazione alleggerisce il carico di lavoro del relatore e mantiene l'ordine.
Un'altra utile funzionalità è la possibilità di bloccare la riunione una volta che tutti i partecipanti autorizzati si sono connessi . Da quel momento in poi, anche se qualcuno possiede il link e la password, non potrà più partecipare. Se la connessione di un partecipante si interrompe, è sempre possibile sbloccarla temporaneamente e poi bloccarla nuovamente in seguito.
Infine, è consigliabile rivedere il pannello dei partecipanti e le notifiche di ingresso e uscita . Se lo strumento lo consente, è anche opportuno attivare suoni o avvisi quando qualcuno si unisce alla riunione e chiedere ai nuovi partecipanti di identificarsi all'inizio. Questo aiuta a individuare tempestivamente i partecipanti "fantasma" con nomi generici o insoliti.
Gestione di audio, video e immagini in background
Oltre a chi partecipa, è importante prestare attenzione anche a ciò che si vede e si sente durante la riunione . Audio e video possono far trapelare informazioni personali o aziendali senza che ce ne rendiamo conto.
Una misura di base prevede che, di default, i partecipanti entrino con microfoni e telecamere disattivati . Questo impedisce che conversazioni di sottofondo vengano ascoltate o che vengano mostrate immagini indesiderate non appena si connettono. L'organizzatore può consentire l'attivazione dei microfoni e delle telecamere quando necessario, oppure richiedere che vengano utilizzati solo durante gli interventi.
È importante anche essere selettivi nell'uso della videocamera . Se non è indispensabile, va benissimo partecipare solo con l'audio; oltre a ridurre l'esposizione dell'ambiente circostante, si risparmia banda. Quando si utilizza il video, è consigliabile controllare cosa appare sullo sfondo: foto di familiari, documenti visibili, schermate con informazioni riservate, luoghi identificabili, ecc. Molte applicazioni consentono di sfocare lo sfondo o di utilizzare sfondi virtuali proprio per evitare questo tipo di fughe di notizie.
Per quanto riguarda l'audio, è sempre meglio tenere il microfono disattivato quando non si parla . Questo impedisce registrazioni accidentali di conversazioni private e migliora la qualità complessiva della riunione. Particolare attenzione va prestata ai microfoni wireless, poiché possono continuare a captare suoni anche se la persona si allontana dalla telecamera.
Al di fuori delle riunioni, è fortemente consigliato chiudere completamente l'applicazione di videoconferenza e coprire fisicamente la telecamera con una linguetta o un adesivo quando non viene utilizzata. Ciò riduce l'impatto nel caso in cui una vulnerabilità o un malware tentino di attivare segretamente la webcam o il microfono.
Condivisione dello schermo, condivisione di file e chat: come prevenire le fughe di informazioni
Uno degli aspetti più delicati di qualsiasi videochiamata è la condivisione dello schermo e dei file . Si tratta di funzionalità molto utili, ma se gestite male possono diventare una fonte costante di fughe di notizie.
In linea di massima, la condivisione dello schermo non dovrebbe essere abilitata di default per tutti . È più sicuro consentire la condivisione del desktop solo all'organizzatore della riunione e, se necessario, a singoli partecipanti. Questo impedisce a un intruso o a qualcuno di condividere per errore contenuti inappropriati o riservati con l'intero gruppo.
Prima di condividere, è fondamentale preparare lo schermo che si andrà a mostrare . Ciò significa chiudere documenti riservati, chat private, email con dati personali o schede del browser contenenti informazioni finanziarie, credenziali, dati della intranet aziendale, ecc. Quando possibile, è preferibile condividere solo una finestra o un'applicazione specifica piuttosto che l'intero desktop.
Un principio simile si applica ai file: la condivisione di documenti all'interno dello strumento può sembrare comoda, ma dovrebbe essere limitata all'essenziale e disattivata se non necessaria . Nelle riunioni con persone esterne all'organizzazione, è preferibile utilizzare canali controllati (piattaforme sicure, email aziendali crittografate, repository ufficiali) anziché inviare file tramite la chat della riunione.
È inoltre importante considerare che, in alcuni servizi, la cronologia delle chat viene scaricata insieme ai verbali o alle registrazioni delle riunioni e può includere anche conversazioni private tra i partecipanti. Pertanto, è fondamentale comprendere il funzionamento di ciascuna piattaforma ed evitare di dare per scontato che i messaggi diretti vengano sempre mantenuti separati.
Registrazione, archiviazione ed elaborazione dei dati
Registrare una sessione può essere molto utile per prendere appunti in seguito, condividerla con chi non ha potuto partecipare o fornire una prova di presenza. Tuttavia, comporta anche il trattamento di dati personali sensibili che devono essere gestiti con la massima cura.
Il primo passo è decidere se la registrazione sia davvero necessaria. La regola d'oro è chiara: se non è necessaria, è meglio non registrare . Ogni minuto di video registrato rappresenta una responsabilità aggiuntiva, soprattutto se si tratta di dati personali, informazioni sanitarie, questioni lavorative sensibili o qualsiasi altra informazione riservata.
Se la riunione deve essere registrata, è obbligatorio informare chiaramente tutti i partecipanti sullo scopo della registrazione, su chi avrà accesso ad essa e per quanto tempo verrà conservata. Molte piattaforme mostrano una notifica automatica all'inizio della registrazione, ma è sempre consigliabile ribadirlo verbalmente all'inizio della riunione.
Dal punto di vista tecnico, le registrazioni devono essere archiviate in posizioni sicure e, se possibile, crittografate con algoritmi robusti e password complesse . È consigliabile evitare di lasciare copie non protette nel cloud del fornitore se le sue politiche di accesso e cancellazione non sono del tutto chiare. Se le registrazioni vengono archiviate su server esterni, è fondamentale verificare che il servizio sia conforme alle normative vigenti in materia di protezione dei dati.
Inoltre, è buona norma eliminare le registrazioni non appena non sono più necessarie . Conservare i file a tempo indeterminato aumenta solo il rischio che vengano compromessi in seguito a una violazione della sicurezza. Nelle organizzazioni, l'ideale è definire e documentare una politica chiara per la conservazione e l'eliminazione sicura dei dati.
Privacy, autorizzazioni delle app e gestione dei dispositivi
Oltre alla riunione in sé, l'applicazione per le videochiamate può accedere a molte informazioni se non monitoriamo attentamente le autorizzazioni e le impostazioni sulla privacy. È importante esaminare attentamente quali dati condividiamo e per quale motivo.
Su smartphone e tablet, le app in genere richiedono l'accesso alla fotocamera e al microfono, essenziali per il loro funzionamento. Tuttavia, spesso tentano anche di accedere a contatti, file, posizione e altri dati non essenziali . È consigliabile accedere alle impostazioni di sistema (Android, iOS, ecc.) e limitare le autorizzazioni al minimo indispensabile per ciascuna applicazione. Per ulteriori informazioni su come proteggere i dati in ambienti e app Windows, consultare la nostra guida sulla messaggistica e la privacy dei dati.
Alcuni servizi consentono di scegliere se altri possono trovarti utilizzando il tuo numero di telefono o indirizzo email . Disabilitare questa opzione aiuta a impedire a vecchi contatti, sconosciuti o persino potenziali stalker di localizzarti facilmente su piattaforme come Skype, FaceTime o Google Duo.
Esistono anche funzioni "di comodità " che, a un esame più attento, possono risultare invasive. Ad esempio, Google Duo offre l'opzione "Toc toc" che mostra all'altra persona un video in diretta del tuo volto prima che risponda alla chiamata . Se questa funzione ti mette a disagio, puoi disattivarla nelle impostazioni dell'app per evitare sorprese.
Sui computer, una rapida verifica delle impostazioni sulla privacy del sistema operativo consente di controllare quali applicazioni hanno accesso a fotocamera, microfono e schermo . Se si individuano strumenti sospetti o inutilizzati, è consigliabile revocarne le autorizzazioni o disinstallarli completamente.
Raccomandazioni specifiche per aziende, istituti scolastici e riunioni riservate
Quando le videochiamate vengono utilizzate in contesti professionali, didattici o amministrativi, gli standard di sicurezza e privacy devono essere notevolmente innalzati. Non si tratta più solo di un inconveniente, ma di rischi concreti di violazione della sicurezza, perdita di segreti commerciali o esposizione dei dati personali di numerose persone.
Nelle organizzazioni, il primo passo è quello di avere politiche chiare e ben definite riguardo agli strumenti autorizzati e alle modalità di configurazione. Permettere a ogni dipendente o insegnante di utilizzare la piattaforma che preferisce senza coordinamento non è una buona idea: ciò aumenta la superficie di attacco e ostacola la conformità normativa.
Per le riunioni che trattano argomenti particolarmente delicati (ad esempio, dati sanitari, informazioni finanziarie, procedimenti disciplinari o questioni politicamente sensibili ), è preferibile utilizzare esclusivamente servizi di videoconferenza approvati dal reparto IT e sicurezza, con crittografia end-to-end, password univoche per ciascun partecipante e rigorosi controlli di accesso.
In questi casi, è inoltre consigliabile limitare le funzionalità al minimo indispensabile : disabilitare la chat se non necessaria, vietare l'invio di file tramite la piattaforma stessa, consentire la condivisione dello schermo solo all'organizzatore, bloccare la riunione dopo aver identificato tutti i partecipanti e monitorare attivamente il pannello dei partecipanti per individuare nomi generici o sospetti.
Se si effettuano registrazioni, queste devono essere sempre crittografate, protette da password complesse e archiviate su sistemi aziendali controllati , non nel cloud pubblico del fornitore senza supervisione. Inoltre, è fondamentale definire chi può accedere a queste registrazioni, per quanto tempo e per quale scopo, eliminandole quando non sono più necessarie.
Suggerimenti aggiuntivi per i singoli utenti
Sebbene molti dei consigli sopra riportati siano validi anche a livello personale, ecco alcuni suggerimenti specifici per chi utilizza le videochiamate nella vita di tutti i giorni , sia per parlare con amici e familiari, sia per partecipare ad attività online.
Innanzitutto, diffidate delle chiamate e delle richieste di contatto provenienti da sconosciuti . Alcuni criminali utilizzano tecniche di ingegneria sociale per conquistare la fiducia, ottenere dati personali o screenshot compromettenti da utilizzare poi per estorcere denaro. Per chi necessita di ulteriori indicazioni su come proteggere i gruppi vulnerabili, consultare le risorse per la prevenzione dei rischi e delle truffe online.
È fondamentale prestare attenzione a ciò che si dice e si mostra durante una videochiamata informale . Anche se sembra una chiacchierata amichevole, è possibile che qualcuno stia registrando a vostra insaputa o scattando screenshot. È meglio evitare di condividere informazioni come indirizzi completi, numeri di documento d'identità , coordinate bancarie o informazioni su minori.
Per quanto riguarda la connettività , è consigliabile evitare, quando possibile, di utilizzare reti Wi-Fi pubbliche per riunioni importanti . Questi punti di accesso aperti spesso mancano di sicurezza, il che rende facile per un malintenzionato presente sulla stessa rete intercettare le comunicazioni, rubare le credenziali o iniettare malware. Se è necessario verificare chi è connesso alla rete, è sufficiente controllare quanti dispositivi sono collegati al Wi-Fi.
Infine, è meglio non prestare il telefono o il computer a persone di cui non ci si fida completamente. Avendo accesso fisico al dispositivo, è relativamente facile installare spyware o configurare strumenti di controllo remoto che possono monitorare le chiamate a vostra insaputa.
Adottare tutte queste impostazioni di privacy e sicurezza può sembrare scoraggiante all'inizio, ma in realtà si tratta solo di integrare alcune abitudini di base: scegliere la piattaforma giusta, mantenerla aggiornata, proteggere l'accesso con password complesse e autenticazione aggiuntiva, controllare chi partecipa a ogni riunione, limitare ciò che viene condiviso (schermo, file, sfondo, dati personali), monitorare le registrazioni e rivedere le autorizzazioni delle app. Con queste precauzioni, le videochiamate diventano uno spazio molto più affidabile per lavorare, studiare o semplicemente parlare con i propri cari, riducendo al minimo le possibilità che una terza parte trasformi una semplice riunione online in un serio problema di sicurezza o privacy.
