Se lavori quotidianamente con documenti nel cloud, vorrai padroneggiare appieno il controllo delle versioni in OneDrive e SharePointNon si tratta solo di tornare indietro quando qualcuno commette un errore: dietro a tutto questo c'è un sistema di cronologia, limiti, audit e gestione dei record che, se usato correttamente, può salvarti da più di uno spavento.
Nelle righe seguenti vedrai come Attiva, usa e gestisci le versioni dei tuoi file in OneDriveCosa succede a quelle modifiche "invisibili" salvate in background, come funzionano i limiti di versione impostati dall'organizzazione e, cosa molto importante, come tutto questo si integra con la conservazione, la registrazione e la sicurezza di Microsoft 365.
Che cos'è il controllo delle versioni in OneDrive e SharePoint?
Il controllo della versione consente salva automaticamente una cronologia delle modifiche per ogni file o elemento archiviati in OneDrive o nelle raccolte documenti ed elenchi di SharePoint. Ogni volta che un documento viene modificato e salvato, viene creata una nuova versione (primaria o secondaria, a seconda della configurazione).
In pratica, questo significa questo È possibile visualizzare, confrontare e ripristinare le versioni precedenti. Documenti Word, Excel, PowerPoint, PDF, file CAD, foto, video e praticamente qualsiasi tipo di file archiviato su questi servizi.
Quando il controllo della versione è abilitato, Ogni modifica viene aggiunta alla cronologia delle versioni dell'elemento.con informazioni quali la data di modifica, l'utente che ha apportato la modifica e la dimensione del file. Il numero di versioni conservate e chi può visualizzare le bozze o le versioni minori possono essere configurati per ogni elenco o raccolta.
Inoltre, negli scenari aziendali, Microsoft 365 combina questa cronologia con politiche di conservazione, etichette e gestione dei recordpertanto alcuni documenti potrebbero avere restrizioni speciali che incidono sul modo in cui le relative versioni vengono salvate ed eliminate.
Versioni principali, versioni secondarie e bozze
In molte organizzazioni, le librerie di SharePoint sono configurate per controllare le versioni principali e secondarieLe versioni principali sono numerate con numeri interi (ad esempio, 5.0), mentre le versioni secondarie sono numerate con numeri decimali (ad esempio, 5.1), il che riflette meglio il livello di maturità del documento.
Normalmente, un La versione principale rappresenta una pietra miliare significativa.Un documento sottoposto a revisione, una pubblicazione formale, un contratto chiuso, ecc. Le versioni secondarie sono solitamente lavori in corso, bozze che non sono ancora pronte per essere visionate da tutti.
Con questa configurazione, il team di solito ha bisogno accedere frequentemente alle ultime versioni minori Durante la preparazione del documento e, nel tempo, potrebbe essere interessante recuperare o verificare versioni secondarie più vecchie che riflettono l'evoluzione del contenuto.
Sono supportati solo gli elenchi di SharePoint versioni principaliOgni modifica a un elemento genera una nuova versione numerata con un numero intero. Se l'organizzazione richiede l'approvazione dei contenuti, questi elementi possono passare attraverso lo stato "In sospeso", in cui vengono trattati come bozze finché non vengono approvati da qualcuno con autorizzazioni.
Esiste un importante limite tecnico: Sono consentite solo fino a 511 versioni minori per ogni versione principale. Da quel momento in poi, se si tenta di salvare un'altra versione secondaria con un client recente, la versione secondaria più recente verrà sovrascritta; con i client più vecchi, il caricamento o il salvataggio delle modifiche verrà bloccato direttamente, forzando il rilascio di una nuova versione principale.
Come abilitare e utilizzare la cronologia delle versioni in OneDrive (Web)
In OneDrive per Microsoft 365, la cronologia delle versioni è solitamente abilitato per impostazione predefinita a livello di organizzazioneTuttavia, il comportamento specifico può variare a seconda della configurazione delle librerie da parte dell'amministratore. In ogni caso, come utente, puoi accedere alla cronologia di un file sul web in pochi passaggi.
- Accedi a OneDrive con il tuo account Microsoft personale o con il tuo account professionale o didattico (ad esempio, il tuo account aziendale Microsoft 365).
- Nella visualizzazione file, individua il documento che vuoi recuperareFare clic con il tasto destro del mouse e selezionare "Cronologia versioni" dal menu contestuale.
- Si aprirà un pannello laterale con il elenco delle versioni disponibili del fileche mostrano chi li ha modificati, quando e la dimensione di ciascuno.
- Se hai un account aziendale o scolastico, usa il pulsante tre punti (…) accanto alla versione che vuoi ripristinare e seleziona "Ripristina".
Nelle visualizzazioni classiche o nelle versioni precedenti di SharePoint Server, il metodo cambia leggermente: di solito viene mostrato un elenco a discesa accanto al numero di versione, da cui è possibile selezionare direttamente l'opzione di ripristino.
Una volta ripristinata una versione, quella copia diventa la versione corrente del fileSebbene la versione precedente rimanga tale nella cronologia, in questo modo non si perderanno mai iterazioni lungo il percorso.
Cronologia delle versioni da Esplora file (client di sincronizzazione)
Se hai installato il App di sincronizzazione OneDrive Sul tuo PC puoi gestire le versioni direttamente da Esplora filesenza aprire il browser. Il client desktop si integra con Windows per semplificare questa operazione.
El procedura standard In Windows è:
- Apri il Cartella OneDrive in Explorer (sia personali che aziendali) e cerca il file la cui cronologia ti interessa.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e scegliere l'opzione “Cronologia delle versioni” dal menu contestuale.
- Nella finestra della cronologia che si apre, Scegli la versione appropriata, quindi clicca sui tre punti e seleziona "Ripristina".
Tieni presente un'importante limitazione: Non è possibile ripristinare più versioni di più file contemporaneamenteIl ripristino della versione è un'operazione che viene eseguita file per file, proprio per evitare errori massivi e difficili da annullare.
Ripristinare le versioni dalle applicazioni di Office (Word, Excel, PowerPoint)
Quando si lavora con documenti di Office archiviati in OneDrive o SharePoint, è possibile Visualizza e apri le versioni precedenti direttamente da Word, Excel o PowerPoint., sia nelle sue versioni online che nei più recenti client desktop.
Per fare ciò, apri il documento da OneDrive (ad esempio, Word Online nel tuo browser) e quindi scorri i menu per “File > Informazioni > Cronologia versioni”L'elenco delle versioni salvate verrà visualizzato nel pannello di destra.
Da quel pannello puoi Aprire qualsiasi versione in modalità di sola lettura.Rivedi le modifiche apportate (solitamente contrassegnate nell'area di lavoro) e scegli "Salva una copia" o "Ripristina". Il pulsante di ripristino non apparirà nell'ultima versione, poiché questa è già la versione corrente del documento.
Questo approccio è particolarmente utile quando Vuoi confrontare visivamente le modifiche ai contenuti? oppure recuperare parti specifiche di una versione precedente senza doverla ripristinare completamente.
Gestione dei registri e controllo delle versioni per i record in OneDrive e SharePoint
In scenari che coinvolgono la conformità normativa, l'audit o i requisiti legali, molti documenti diventano “record” con restrizioni specialiMicrosoft 365 offre la possibilità di contrassegnare automaticamente un documento come record applicando etichette di conservazione.
Quando un file viene elaborato tag di conservazione configurato per contrassegnare il contenuto come recordAccanto all'etichetta appare una proprietà del documento denominata "Stato record". A seconda dell'impostazione di tale etichetta, lo stato iniziale può essere "Bloccato" o "Sbloccato".
L'obiettivo di questo sistema è quello di consentire che un documento venga trattato come record immutabileimpedendone la cancellazione e alcune modifiche, ma facilitando al contempo la collaborazione e la creazione di versioni successive che possono essere considerate anch'esse dei documenti a sé stanti.
Tenete a mente che Le cartelle del blocco appunti di OneNote non supportano il controllo delle versioni dei record.Tuttavia, utilizzano la cronologia delle versioni standard di SharePoint/OneDrive. Il modello di registrazione, tuttavia, si concentra sui tipici documenti di Office e altri file archiviati nelle librerie.
Blocco e sblocco dei record: come funziona
Qualsiasi utente con permessi di contribuzione o superiori In una libreria in cui i documenti sono contrassegnati come record, è possibile modificare lo stato del record tra "Bloccato" e "Sbloccato". È prassi comune alternare questi stati per modificarli quando necessario e poi bloccare il contenuto.
Quando sblocca un documento contrassegnato come recordCiò attiva una serie di azioni automatiche in background:
- Se il sito non ne ha già uno Biblioteca sospesa per la conservazioneViene creato automaticamente.
- Se la libreria non include già una cartella denominata "Record", questa verrà creata.
- Viene eseguita un'azione "Copia in" che duplica la versione più recente del documento nella cartella Registri all'interno della libreria di sospensione. Viene copiata solo l'ultima versione, non l'intera cronologia.
- La copia memorizzata in “Registri” è Aggiungi alla cronologia delle versioni del documento originale, contrassegnato con la parola “Record” nel campo commenti di quella versione.
- Il documento originale genera una nuova versione modificabile; Non può essere rimosso, ma può essere modificato.La colonna "L'elemento è un record" continua a mostrare "Sì", poiché il documento rimane un record, anche se ora è aperto alle modifiche.
Quando l'utente ritorna a registrazione a blocchiIl documento diventa non modificabile. Tuttavia, l'azione chiave che genera una versione del registro nella cartella Registri è lo sblocco, non il blocco.
Una nuova "versione record" viene creata solo quando il Lo stato della registrazione cambia in Bloccato dopo essere stato Sbloccato E sono state apportate modifiche. Questo consente di conservare solo le versioni rilevanti come record, riducendo il rischio di accumulare copie non necessarie.
Visualizzazione e controllo delle versioni del registro
Ogni volta che una voce del Registro di sistema viene sbloccata e copiata nella cartella Registro di sistema, Tale versione è chiaramente identificata nella storia. con il testo "Registra" nei commenti. Per visualizzare la cronologia, è sufficiente selezionare il documento nella libreria e utilizzare l'opzione "Cronologia versioni".
Inoltre, le azioni di Il blocco e lo sblocco dei record vengono registrati nel registro di controllo de Competenza MicrosoftNella categoria "Attività file e pagine" troverai eventi come "Stato record modificato in bloccato" o "Stato record modificato in sbloccato".
Ciò consente agli amministratori e ai team di conformità per tenere traccia di tutto ciò che accade con i documenti contrassegnati come record: chi li ha sbloccati, quando, quante versioni di registrazione sono state create, ecc., il che è fondamentale nei settori regolamentati.
Limiti della cronologia delle versioni: organizzazione, sito e libreria
La cronologia delle versioni è potente, ma se le si consente di crescere senza controllo può consumare una quantità significativa di spazio di archiviazioneEcco perché Microsoft 365 consente di impostare limiti a diversi livelli: organizzazione, sito, raccolta e persino account OneDrive.
Gli amministratori globali e di SharePoint possono definire limiti predefiniti della cronologia delle versioni a livello di organizzazioneQuesta impostazione viene applicata automaticamente a tutte le nuove raccolte documenti, sia nei siti SharePoint esistenti che nei nuovi siti, nonché alle raccolte predefinite nei nuovi siti OneDrive.
I proprietari dei siti, a loro volta, possono interrompere l'ereditarietà di quei valori predefiniti e assegnare limiti di versione specifici per il proprio sito. Inoltre, più avanti, i proprietari delle biblioteche possono definire i propri limiti, ignorando sia i valori dell'organizzazione che quelli del sito.
In pratica, il flusso è solitamente il seguente: Se non sono configurati limiti per il sito, si applicano i limiti globali. alle nuove librerie. Se un sito ha i propri limiti, questi vengono applicati per impostazione predefinita quando vengono create librerie al suo interno, a meno che la libreria non interrompa l'ereditarietà e stabilisca regole proprie.
Tipi di limiti e comportamenti della cronologia delle versioni
Microsoft offre due approcci principali per controllare i limiti di versione: Configurazione automatica e configurazione manualeOgnuna di queste ha implicazioni diverse a livello di gestione dello storage e di conformità.
La configurazione automatica è progettata per un archiviazione della versione ottimizzataBilancia la capacità di ripristino (la possibilità di tornare indietro) con il consumo di spazio, senza che l'amministratore debba calcolare manualmente numeri di versione specifici o finestre temporali.
La configurazione manuale, invece, consente all'amministratore definire limiti espliciti nel numero di versioni principali e, facoltativamente, nella loro età. Ecco due varianti principali comunemente utilizzate:
- Limite sulle versioni principali con periodo di scadenzaSono specificati un numero massimo di versioni e un tempo massimo di conservazione. Ad esempio, 500 versioni principali e 365 giorni. Quando uno di questi criteri viene superato, le versioni più vecchie vengono eliminate.
- Limite alle versioni principali senza scadenza temporaneaBasta impostare un numero massimo (ad esempio, 500 versioni principali) e il sistema si assicurerà che non venga superato, eliminando automaticamente le versioni più vecchie quando necessario.
In entrambi i casi, le eliminazioni associate a questi limiti possono essere permanente e non andare nel bidone della raccolta differenziatasoprattutto quando entra in gioco il troncamento programmato della versione o il superamento dei limiti della libreria.
Ripristina tutti i OneDrive a uno stato precedente
Oltre al ripristino di singole versioni, OneDrive offre la possibilità di ripristinare tutto il contenuto di un account a un punto precedente nel tempoQuesta funzionalità è particolarmente utile in caso di danneggiamento, eliminazione o attacco ransomware su larga scala.
Per utilizzarlo, devi aprire OneDrive nel tuo browser, cliccare su Fare clic sull'icona Impostazioni e selezionare "Ripristina OneDrive"Si aprirà una pagina con diverse opzioni di data predefinite (ieri, una settimana fa, tre settimane fa) e un'opzione per specificare una data e un'ora personalizzate.
Quella pagina mostra un grafico con l'attività di scrittura dei dati L'account include un cursore che consente di selezionare il momento esatto a cui si desidera tornare. Sotto sono elencate le modifiche da annullare, con l'indicazione di chi le ha apportate e quando.
Una volta selezionato il punto di ripristino e le modifiche che si desidera annullare, non resta che... premere il pulsante "Ripristina" in modo che OneDrive ritorni a quello stato globale, interessando tutti i file coinvolti.
OneDrive superato, account congelati e best practice
Se superi il limite di archiviazione assegnato al tuo OneDrive, l'account entra in uno stato “congelato” (sola lettura)A quel punto non potrai caricare o modificare file finché non libererai spazio o non aggiornerai il tuo piano.
Per uscire da un conto congelato, ci sono fondamentalmente due modi: acquistare più spazio (estendere l'abbonamento) oppure Elimina i file per liberare spazio di archiviazioneDall'interfaccia web, quando si accede a un account bloccato, viene offerta la funzione "Sblocca il tuo account per accedere temporaneamente ai tuoi file" in modo da poterli ripulire.
Una volta scongelato temporaneamente, si ha un periodo (di solito 30 giorni) in cui Puoi eliminare i file non necessariSe non lo fai in tempo o superi nuovamente il limite, l'account potrebbe essere nuovamente congelato in modo più restrittivo, costringendoti persino a contattare l'assistenza.
Un altro punto importante è l'inattività: se non si accede a OneDrive entro un anno, il Il tuo account potrebbe essere congelato per mancanza di utilizzoAnche se si utilizzano altri servizi di Microsoft 365, il semplice accesso almeno una volta all'anno o l'esecuzione di attività con il client desktop impediranno il problema.
In ogni caso è consigliabile monitorare l'utilizzo dello spazio di archiviazione Dal tuo account, controlla quali cartelle vengono sincronizzate e deseleziona quelle troppo grandi o non critiche per evitare di superare inutilmente il limite.
Impostazioni client OneDrive e opzioni avanzate
Il client OneDrive per Windows e macOS include un pannello delle impostazioni con diverse schede che influenzano indirettamente come vengono gestiti i file e, per estensione, le loro versioniAlcune delle opzioni più rilevanti sono:
- Sincronizzare ed eseguire il backup: consente di attivare il backup delle cartelle importanti del PC (Desktop, Documenti, Immagini) in modo che diventino parte del tuo OneDrive.
- preferenze: controlla il comportamento durante l'accesso, l'utilizzo in modalità di risparmio batteria o su reti a consumo e altre opzioni generali.
- File su richiestaAbilita il download su richiesta, in modo da visualizzare tutti i file, ma occupano spazio sul computer solo quando vengono aperti. Questo influisce sulle prestazioni e sul modo in cui le diverse versioni vengono gestite localmente.
- Collaborazione sui fileGestisce il modo in cui vengono sincronizzate le modifiche ai documenti condivisi ed è fondamentale per... Per impostazione predefinita, Office salva su OneDrive. e la funzione di salvataggio automatico funzionano correttamente.
- Conto: mostra lo spazio utilizzato, consente di scollegare l'account o aggiungerne un altro, scegliere quali cartelle sincronizzare e configurare l'Archiviazione personale.
Hai anche controlli per mettere in pausa e riprendere la sincronizzazioneChiudere completamente il client o rivedere le informazioni di supporto, come l'identificativo del dispositivo e la versione esatta di OneDrive installata, molto utile in caso di problemi con la cronologia delle versioni o la sincronizzazione.
L'intero ecosistema di controllo delle versioni, gestione dei registri, limiti della cronologia, opzioni di ripristino e configurazione del client lo rende OneDrive e SharePoint sono strumenti molto robusti per proteggere i tuoi fileÈ possibile collaborare, annullare le modifiche, soddisfare i requisiti legali ed evitare la perdita di dati se ci si prende del tempo per imparare come funziona ogni singolo elemento.
